Как да закупим правилно офис оборудване

Закупуването на правилното офис оборудване, е първата стъпка за развитие на един успешен бизнес.

В Тази статия ще научите как правилно да управлявате новото си офис оборудване и каквото трябва да съдържа той.

Част от поддържането на ефективен офис е гарантирането, че всеки има достъп до инструментите и оборудването, от които се нуждае. Въпреки че може да бъде трудно да се реши от какви точно офис консумативи може да се нуждаето, то най-добре е да закупите един пълен списък, който да знаете, че ще е нужен.

Как да закупим правилно офис оборудване

Преди това, нека да направим първата стъпка с това от къде да поръчаме офис консумативи.

На първо място, е добре този офис център да предлага доставка на място. Ако търсите такъв офис център в София, може да поръчате от копирни и офис центрове Арония.

 Но когато всички се нуждаят от достъп до една и съща стая, как да гарантирате, че всеки ще може да си свърши задачата? Ето как:

Управление на офис консумативи

Офис консумативите са лесни за използване и по-лесни за изчерпване. Хартията, химикалките, мастилата, тонерите, телбодите, лентата, кламерите и много други са важни, но могат да се превърнат в проблем, ако няма достатъчно.

 Също така вашите служители могат да приемат твърде много офис консумативи наведнъж, което може да доведе до прекомерна поръчка и преразход.

Ограничете достъпа до консумативи

Започнете с подобряване на организационната система, която вече имате. Как в момента следите доставките?Офис скадовете за офис материали, , макар и чудесни на теория, често са празни на практика, тъй като не ограничава влизането на всеки един ваш служител.

Има три начина за ограничаване на достъпа. Първо, можете да назначите някого за отговорник. Това лице отговаря за доставката; ако служителите се нуждаят от канцеларски материали, те трябва да преминат през него, за да ги вземат. Това е най-ефективният метод за поддържане на инвентара, но може да бъде неефективен за офиси, които нямат някой, който да поеме отговорностите за това.

Второ, можете да ограничите достъпа до избрана група служители. Като поставите ключалка на вратата на стаята за доставка, така ще можете да контролирате потока на офис консумативи. Избраната от вас група служители трябва да бъдат единствените лица, коитоимат копие на ключа на доставката. След това те могат да разпределят офис консумативи на служителите, ако е необходимо.

И накрая, можете да създадете дневник, който служителите да използват и да го съхранявате в отворена стая за доставка. Служителите трябва да запишат кои консумативи вземат, колко вземат и кога ги вземат всеки път, когато имат нужда от някой вид офис консуматив. Въпреки че това може да е най-лесният от трите варианта, той е и най-малко ефективен, тъй като разчите на това, дали всеки служител ще запише това, което взима или би забравил. Изберете опцията, която е най-подходяща за вашия офис, въз основа на това колко често използвате канцеларски материали и дали вашият офис вече изпитва злоупотреба с консумативи.

Организирайте това, което вече имате

След като сте решили как да ограничите достъпа до офис консумативи, е време да организирате помещението си за доставка. Улеснете служителите в това как да намерят нужните им консумативи, като групирате подобни артикули (например поставете кламери и палци на един и същ рафт).

 Поставете най-често използваните предмети на рафтовете на нивото на очите и поставете по-малко популярните предмети нагоре. Ако нещо не се използва, о ставете го на една страна и запишете бележка, за да не поръчвате повече в бъдеще.

Поддържайте помещението за снабдяване възможно най-спретнато. Насърчавайте служителите да връщат допълнителни запаси там, където са ги намерили.  Организирането на вашият скад за доставка ще улесни поддържането на инвентара.

Първо го изразходвайте, след това купете още

Предотвратете свръх поръчките, като насърчите служителите да използват това, което офисът вече има, преди да направят нови поръчки. След известно време хартията ще пожълтява, мастилата и тонерите ще изсъхнат и химикалките ще спрат да работят, така че първо използвайте наличното.

 Това също така пречи на офиса да губи пари, като изхвърля доставки, които никога не са били отворени, но са остарели за използване. Ще намалите отпадъците и въглеродния отпечатък на офиса – а може би дори ще помогнете малко на планетата.

Leave a Comment

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *